01 人事管理的主要工作

人事管理，现在普遍称为员工关系管理，简称ER（Employee Relationship）。ER的主要工作可以分为：入职管理、合同管理、试用期管理、人事信息管理、人事变更、工时管理、离职管理。

ER承担了HR共享服务中心的大部分工作，有些公司会把薪酬福利的交付工作，甚至招聘都归入共享服务中心的范畴，这个只是公司间的差异，无所谓对错。

下面我们就分别介绍一下这些工作。

02 入职管理

（1）第一次亲密接触

入职管理，英文叫On-Boarding。入职管理在国外出现比较早，大概是由于国外企业更早地意识到要提升员工体验，而入职环节恰恰是员工跟企业的第一次”亲密接触“，有助于员工对企业留下更好的印象。

前些年，国内大部分企业的入职体验很不好，甚至要看各部门的脸色。究其原因，主要是中国从计划经济发展而来，企业在面对员工时是”管理“心态，而不是”服务“心态。随着中国的逐步开发、优秀人才越来越稀缺，企业才意识到需要提升员工的体验，才能招到、留住优秀人才。

（2）入职可不止签个合同

入职管理的上一道工序是Offer（聘用通知书）。企业给面试通过的候选人发送Offer前，会跟候选人约定入职日期。在Offer中会也会通知入职需要携带的材料等。

候选人在约定的时间来公司报到入职，HR会做以下几件事情：

①审核材料，包括身份证、学历、学位等材料，有些公司还会要求提供薪资证明或银行流水；

②收取上家单位开具的离职证明；

③收集工资卡信息，有的公司会要求候选人办理制定银行的银行卡；

④签合同和协议，跟员工签署劳动合同、保密协议、竞业协议等；

⑤采集员工基本信息，将员工信息录入ERP系统；

⑥新员工培训，讲解公司文化、员工手册、公司规章制度、常用系统等；

⑦带领员工熟悉公司环境；

⑧带领员工去行政领取办公电脑、文具；

⑨带领员工到用人部门，安排工位；

⑩找相应部门开通IM、邮箱、以及各业务系统的权限。

（3）体验提升和效率优化

在此过程中，有些环节对员工体验并不好，比如：

①员工信息采集的时候，员工还要把简历如数写一遍；

②员工需要提前办理指定银行的银行卡；

③领电脑、装电脑、开通邮箱、申请权限，这些工作做完基本第一天都浪费掉了，有些公司可能需要数天才能完成。

有些环节效率很低，比如：

①员工将信息填到系统采集表中，HR需要手工再录入到ERP系统中；

②需要为不同员工准备不同的合同、协议，签署完用章，然后再归还员工一份；

③行政同学装电脑、开通邮箱、申请权限很有可能需要ERP中的数据，所以只能等信息都录入ERP后才能进行；

④如果每天都有入职员工，每天都需要进行新员工培训。

针对这些可以优化的环节，有很多公司和HCM产品都做了很多创新，比如提前采集员工信息、提前录入ERP、电子合同/协议、帐号和权限自动开通等等，基本实现了员工”扫一扫、一键入职“。系统实现部分我们会在讲解系统的部分细讲。

03 合同管理

合同管理，简单来说就是跟员工签合同。合同是个统称，包括劳动合同以及所需要的一些协议，比如保密协议、竞业限制协议等。

（1）劳动合同

在员工入职当天，HR需要将制式的劳动合同打印出来，然后填上关键信息，如甲乙方信息、职位、薪酬、试用期等（当然也可以填写完再打印，手工签名即可）。劳动合同期限决定着试用期的期限，劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。所以一般公司会要求签三年合同，试用期6个月，这样会有更充足的时间考察员工是否能够合适。

（2）保密协议

保密协议适用于从事一些保密信息的企业和岗位，比如人力资源部、财务部的同事可能都会被要求签署保密协议。

（3）竞业限制协议

竞业限制协议，是劳动合同法赋予企业的保护商业机密的一项权利。企业可以通过支付一定的经济补偿金，要求员工在离职后的一段时间内，不得从事与公司业务相关的工作、不得去有竞争关系的公司任职。限制时间一般由企业约定，不超过2年，经济补偿金一般是员工工资的50%（貌似各地计算方法方式不一样）。我见过一些大厂的竞业限制协议，基本上限制了整个互联网行业，有点唬人的意思。其实除非是非常核心的岗位，一般企业不会在你离职的时候启用竞业限制协议。而一些稀缺人才，在竞业期也一样通过特殊的方式到被限制企业上班。

（4）合同续签

合同的签署在每个员工入职的时候签署一次，貌似不太麻烦，但是合同续签可就是个麻烦事了。我们知道合同如果到期没有及时续签，可能会带来很大的用工风险。可是，合同存档到柜子里面后，找到即将到期的合同是件麻烦事。以前没有系统的时候，大家都是按照月份将合同归档，每月初将这个月要到期的合同通知员工续签一次。现在有些HCM产品会有合同续签模块，将即将到期的合同自动筛选出来，通知员工及时续签。

（5）电子合同

在合同管理方面，近两年来得到大力推广的电子合同应该很快会在人力资源场景里普及。只要企业能有完整的证据链来证明合同是由员工本人签署，应该不会有很大的法律风险。合同电子化之后，管理起来将会更加方便，签署、查看、续签、变更都可以通过移动端轻松完成。